Grunnbemanningen bør dekke kjent fravær

– Hva er tegnene på at grunnbemanningen er for lav?

– Dersom faktisk bemanning ofte fraviker den planlagte bemanningen, kan det være grunn til å anta at grunnbemanningen er for lav. Når bemanningsplanene ikke tar høyde for kjent fravær, blir planlagt bruk av flyktig arbeidskraft høy. Da er det også rimelig å kunne si at grunnbemanningen er for lav.

– Har du inntrykk av at flere kommuner nå vurderer å øke grunnbemanningen?

– Det virker som stadig flere kommuner ønsker å redusere omfanget av flyktig arbeids-kraft og dermed også øke ressursene til faste ansatte. Det er ikke så mange kommuner som ønsker å øke grunnbemanningen, i den forstand at de øker bemanningsfaktoren. Men i arbeidet med å øke stillingsstørrelser, øker nødvendigvis også lønnen til faste ansatte. En relativt liten del av dette gjøres ved å tilføre friske lønnsmidler. En større del finansieres ved å redusere utgifter til innleie.

– Hva kjennetegner en robust bemanningsplan?

– En robust bemanningsplan bygger på en analyse av tjenestebehovet, og at ledelsen er kjent med fravær i forbindelse med blant annet ferier, sykdom, kompetanseutvikling, møtevirksomhet og ledige stillinger.

De fleste døgnbaserte tjenester vil ha et forutsigbart fravær på mellom 15 og 25 prosent. En robust bemanningsplan tar høyde for dette ved å øke den faste bemanningen slik at forutsigbart fravær ikke behøver å dekkes av ekstern arbeidskraft.

Basert på tjeneste- og bemanningsanalyser kan en robust bemanningsplan med såkalt overdekning eller topping av minimumsbemanningen, legges opp slik at det ikke fører til overbemanning.

-Er vikarbruken generelt for høy i dagens helse- og omsorgstjeneste?

– En del vikarbruk er ikke til å unngå, men i vikarrapporten som ble lansert i juni i år, ser vi at vikarbruken i kombinasjon med små deltidsstillinger, er for høy. Vikarbruken har økt de senere årene. Det har også innleie fra vikarbyråer. Særlig det siste gir dyre timeverkspriser. Denne utviklingen er ikke ønsket, verken av ledere, tillitsvalgte eller myndigheter. I stedet for å øke vikarbruken foreslår vi en rekke tiltak for å kunne halvere den.

– Er det fordelaktig å beholde en viss andel vikarer?

– Hvis man overhodet ikke skal benytte vikarer kan en lett komme i en overbemanningssituasjon. I rapporten argumenterer vi for at arbeidsgiver kan bruke vikarene bedre slik at disse i større grad er kjente og faste. Slik burde det også være der man benytter bemanningsbyråer.

– Utover å heve grunnbemanningen, kan du kort nevne noen andre tiltak som reduserer vikarbruken?

– For å utvikle bemanningsplaner der turnusene kan fylles av faste ansatte også i feriene, er det en fordel å planlegge turnusen over et helt år. For å unngå flyktig arbeidskraft i helgene tar stadig flere kommuner i bruk lange vakter.

Så setter man inn ressursvakter. Dette kan være personer, eller bestemte vakter som går på omgang blant de ansatte. Ikke minst er det viktig å fylle vakante stillinger. Om man ikke klarer å rekruttere, kan det gjøres ved å endre stillingsbeskrivelsen slik at stillingen kan fylles av arbeidstakere som er tilgjengelig. Dette går sammen med såkalt ny oppgavedeling der fagressursene spisses.

Lav grunnbemanning sliter på de ansatte. Mye tid må brukes på rekruttering og opplæring, og ledere må bruke mye tid på å fylle huller i turnusen.

– Hvor mye er det egentlig å spare på å holde bemanningen nede på et minimum?

– Minimumsbemanningen gjør driften svært sårbar i forbindelse med fravær. Og når fraværet er stort og vedvarende, fører det til slitasje på ledere og ansatte, og en fragmentert tjeneste som lett kan føre til redusert tjenestekvalitet. Minimumsbemanningen gjør det vanskelig å drive tjenesteutvikling, og det er heller ikke kostnadseffektivt.

– Flere kommuner har økt grunnbemanningen uten å øke budsjettet, kan du si litt om hvordan de går fram for å oppnå det?

– Reduserte utgifter til vikarer er nok virkemiddel nummer 1. Men dette forutsetter at kommunene klarer å håndtere fravær uten å leie inn like mye som tidligere. Nye bemanningsplaner og oppgavedeling bygger opp under dette. Men ny oppgavedeling er også et virkemiddel flere kommuner tar i bruk for å utnytte tilgjengelige ressurser bedre og unngå at høytlønnsgrupper utfører oppgaver som kan gjøres av andre.