«Oss og dem»

De ansatte på sykehjemmet gikk inn i en boble og levde på vent. Utfordringene kom tydeligere frem da covid-tiden var over. Samarbeidet på tvers var vanskelig med både uoverensstemmelser og konflikter. Det som en gang var en samlet ansattgruppe, var nå tydelig adskilt i to team.

– Vi begynte å si «de», «det andre teamet», og «de har det ikke like tungt som oss». Det var vanskelig å være solidarisk, minnes Vuong.

Det var starten på at Vuong, med rollen som verneombud, tok opp problemstillingen med avdelingsleder Charlotta Lindqvist. Hun var enig, og så de samme tendensene. Men hvordan skulle de begynne å ta tak i utfordringene i arbeidsmiljøet?

I et møte fortalte fagutviklingssykepleieren på sykehjemmet om ‘En bra dag på jobb’. Dette er et kunnskapsbasert verktøy som gjør det lettere å jobbe målrettet med arbeidsmiljø, og er utviklet av Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI).

– Da hun fortalte hvordan verktøyet fungerer og at det er gratis, syntes jeg det hørtes veldig spennende ut. Leder var også veldig opptatt av å forbedre arbeidsmiljøet, for vi må ha det bra på jobb. Vi er her omtrent mer enn vi er hjemme, sier Vuong.

Målet ble å skape et bedre arbeidsmiljø sammen. Det ville jo være en gevinst for alle på arbeidsplassen, inkludert ­pasientene.

En bra dag på jobb

‘En bra dag på jobb’ legger opp til to separate møter, der man først kartlegger arbeidsmiljøutfordring­ene man har, for så å diskutere mulige tiltak og løsninger. Mange er fristet til å hoppe rett på tiltak – men uten å først bli enig om hvilke utfordringer man faktisk har, kan man ende opp med å gjøre tiltak som ikke treffer helt riktig.

På de to møtene deles ansatte og ledelsen inn i blandede grupper. Etter å ha diskutert arbeidsmiljø­utfordringer og løsningsforslag, lager leder, tillitsvalgt og vern­-ombud en konkret handlingsplan.

Verktøyet bygger på kunnskap om hva som er de vanligste arbeidsmiljøutfordringene i ulike bransjer. På sykehjem er vanskelige pasientsituasjoner vanlig, i tillegg til høye emosjonelle krav, liten mulighet til å påvirke arbeids­oppgavene, rollekonflikt, og ubekvemme løft og arbeids­stillinger.

For hver av utfordringene finnes en kort film som stimu­lerer til samtale om hvordan utfordringene ser ut i ens egen hverdag. Det gjør det lettere å prioritere hvilke utfordringer som er viktige å løse – og dermed forebygge at ansatte blir syke av jobben sin.

– Verktøyet er enkelt og nyttig, og filmene er korte nok til at det er lett å finne tid til å se dem. De fikk oss til å reflektere og vi ­snakket både om hvordan ting er hos oss og hvordan vi ønsker at det skal være, sier avdelingsleder Charlotta Lindqvist.

Høye emosjonelle krav og rollekonflikt

Høye emosjonelle krav og rollekonflikt var noe alle kjente på, forteller Vuong.

– Vi kjente oss veldig igjen i dette med høye emosjonelle krav. At vi må gå inn til pasienter og bytte ansikt for hver dør vi går inn i.

– Hvis jeg er på vei inn til en pasient som er i ferd med å dø og det er sørgende pårørende til stede, så må jeg ha en helt annen fremtoning enn hos en pasient som jeg skal motivere til å gå.

– Rollekonflikt og oppgavefordeling var også noe vi tok opp. Det kunne handle om tydeligere kommunikasjon mellom helsefagarbeidere og sykepleiere.

– Ved behovsmedisiner skal helsefagarbeider konferere med sykepleier først. Det har skjedd at noen har tenkt «det er jo bare en paracet» og gitt den til en pasient uten å gi beskjed til den ansvarlige sykepleieren. Da blir det en form for konflikt.

Ansvarliggjøring og tydelig oppgavefordeling

Videre forteller Vuong at det ­kunne oppstå konflikter på grunn av lav bemanning. Det var behov for at alle bidro til matlaging, rydding og vasking, men ingen følte seg ansvarlig når det ikke sto i stillingsbeskrivelsen.

– Situasjonen krevde en avklar­ing slik at alle følte seg ansvarliggjort. Vi ble enig om at alle må bidra når vi ser at det trengs.

Likere enn de trodde

Siden de to avdelingene på sykehjemmet var blitt så splittet, valgte de å blande diskusjonsgruppene slik at personer fra begge teamene var på gruppe sammen.

De fant raskt ut at de satt med mange av de samme utfordringene på hvert team.

– Det var litt overraskende å innse at de andre sliter med det samme som oss. Vi trodde de hadde det så bra der borte, men så var vi likere enn vi trodde. Gresset var ikke grønnere på den andre siden av gangen likevel, ler Vuong.

Hva er egentlig arbeidsmiljø?

Lindqvist har et råd til andre som ønsker å styrke arbeidsmiljøet med ‘En bra dag på jobb’. Først og fremst bør man bli enig om hva arbeidsmiljø faktisk er for noe.

– Hvis man legger forskjellige ting i ordet arbeidsmiljø, blir det vanskelig å enes om passende tiltak og løsninger. Derfor er det lurt å starte med å se introduksjonsvideoen om arbeidsmiljø.

– Den handler om hvordan vi planlegger, organiserer og gjennomføre selve arbeidsoppgavene.

Samtidig er Lindqvist opptatt av at alle på avdelingen skal kjenne hverandre godt. Derfor arrangerer de sosiale treff i fritiden, som å spise ute sammen, dra på bowling eller karaoke. Hun begrunner det med at det er viktig å være trygg på hverandre for å bygge et sunt arbeidsmiljø:

– Da tør vi mer å prate sammen og være åpne og ærlige med hverandre. Jeg opplever at vi er gode og engasjerte støttespillere, og det ser vi resultater av.

Gode tiltak

Kommunikasjon, medbestemmelse, sosial støtte, forbedret opplæring og tydeliggjøring av ansvar og roller, er noen nøkkelord som hjalp sykehjemmet med å skape et bedre arbeidsmiljø.

– Da vi skulle utarbeide tiltak, så hadde vi fått tenkt oss litt om og reflektert. Vi hang opp en handlingsplan med tiltakene på vaktrommet. Den minnet oss på hva vi hadde blitt enig om på tvers av teamene, sier Vuong.

Tiltakene i handlingsplanen er spesielt rettet mot utfordringer som vanskelige pasientsituasjoner, uklare roller og ansvarfordeling. Noen tiltak de har notert, er:

Brukermedvirkning. Individuelt tilpasset pleie. Følge opp det som er avtalt tverrfaglig. God dokumentasjon.

Etisk refleksjon. Ha ­samtaler med det tverrfaglige teamet fortløpende ved ut­fordrende pasientsituasjoner.

Innhente kompetanse. Avtale veiledning med demenskoordi­nator i kommune. Benytte ressurs­­person på avdeling. ­Benytte ­velferdsteknologi.

Si hvordan vi har det. Tørre å være åpen og ærlig. Tørre å vise følelser. Bli bedre kjent med hverandre, i tillegg til jobb.

Ta ansvar. Tenk på den som kommer etter deg. Ved vaktslutt skal rom være ryddet. Fyll på lager ved ledig tid. Meld til riktig instans hvis noe er i ustand. Informer hvis det er noe du ikke har hatt mulighet for å utføre, som skulle vært gjort.

Bruke våre systemer. IMATIS skal alltid brukes. Alle må ta ansvar for å få opplæring hvis det er noe de ikke kan.

Oppfølging av den ­enkelte pasient. Definere hvem i det tverrfaglige teamet som har ­ansvar for hva.

Samarbeid og oppfølging

Det å snakke om hva slags ­arbeidsmiljø de ønsker seg og å sette opp konkrete punkter, ga motivasjon til å sette i gang til­takene som de hadde kommet frem til i fellesskap.

– Forslagene til tiltak kom nedenfra og opp, noe som motiverte oss til å gjennomføre dem. Vi ble minnet på å hjelpe hverandre og det var viktig for alle ansatte, sier Vuong, og legger til:

– Men selve arbeidet med ­arbeidsmiljøet stopper jo ikke der. Det var egentlig bare begynnelsen på oppstarten. Arbeidsmiljø er noe vi jobber med å forbedre og vedlikeholde hele tiden.

Avdelingsleder Lindqvist forteller at sykehjemmet har et godt partssamarbeid mellom ledelsen, ansatte og fagforeningene.

– På personalmøtene er HMS alltid oppe på agendaen, og på denne måten holder vi arbeidet med å styrke arbeidsmiljøet varmt.

Handlingsplanen med tiltakene som alle ble enig om, henger fortsatt synlig på veggen på ­avdelingen.

I starten fulgte de opp tiltakene på avdelingsmøte en gang i mån­eden, men i en travel hverdag havnet oppfølgingen litt i bakgrunnen av alle arbeidsoppgavene. Derfor har avdelingen planer om å ta i bruk ‘En bra dag på jobb’ igjen og friske opp bevisstheten rundt arbeidsmiljø. Det vil også være nyttig for nye ansatte.

Målbar forbedring

På en nylig gjennomført medarbeiderundersøkelse skåret avdel­ingen høyt på rolleklarhet. Det vil si at de ansatte forstår hva som forventes av dem, hvilke oppgaver de har og hvordan de skal utføre dem. Ifølge avdelingsleder Lindqvist er dette en direkte gjenspeiling av at de har kommunisert åpent om utfordringer og blitt enig om konkrete tiltak.

Resultatet av å ta tak i arbeidsmiljøutfordringene, er at de ansatte samarbeider bedre på tvers. Mindre gnissinger har ført dem tettere sammen. Terskelen har blitt lavere for å snakke sammen om utfordringer og mulige løsninger. Da kan de ­lettere finne måter å avlaste hverandre på og stille opp for hverandre når det trengs.

– Da ble vi endelig et samlet team igjen, smiler Vuong.